À quoi sert un logiciel de signature électronique ?

La signature électronique ou numérique est une technologie issue des innovations digitales et de la dématérialisation. Elle est très avantageuse pour les entreprises, car elle présente la même valeur juridique qu’un document manuscrit. Elle se présente aujourd’hui comme une véritable solution contre la falsification et l’usurpation d’identité dans les échanges électroniques. Pour toutes vos communications, choisissez « yousign », votre application de logiciel de signature électronique. Professionnels, vous vous posez certainement des questions sur son utilité, voici tout ce qu’il faut savoir avant de l’adopter.

Signature électronique : à quoi ça sert ?

Le logiciel de signature électronique sert à signer numériquement des documents sans avoir besoin de les imprimer. La signature numérique est un procédé d’authentification fiable, simple et sécurisé qui permet d’approuver officiellement des documents. Selon le règlement de l’UE et le Code civil 1367, la signature électronique a la même valeur juridique qu’un document d’entreprise signé de façon manuscrite.

Concrètement, elle autorise votre approbation, et vous engage à l’égard du document signé. La signature numérique a une réelle valeur légale et peut être admise comme preuve en cas de litige tant que le document conserve son intégrité. La signature électronique est invisible, c’est-à-dire qu’elle utilise une technique cryptographique spécifique qui n’apparaît pas dans le document à signer. Grâce à cette méthode, vous pouvez signer tous types de fichiers, tels que jpeg, Word, PDF, ou XML. Des millions de chefs d’entreprise se servent de ce procédé pour numériser les bons de commande, les contrats, les fiches de paie, etc.

Avantages du logiciel de signature électronique

Le logiciel de signature numérique confère plusieurs avantages aux professionnels. Il permet entre autres de :

• limiter l’usage du papier en se débarrassant du système d’archivage encombrant ou de l’envoi par courrier. Il permet de surcroît de s’inscrire dans une démarche écologique ;

• gagner du temps dans l’exercice de ses activités puisque l’on n’a plus besoin de se déplacer ;

• réduire les tentatives de falsification d’un document grâce aux outils d’authentification ;

• faciliter la gestion des documents ou des transactions grâce au stockage électronique en conservant un document sous format numérique uniquement ;

• intégrer de nombreux outils conventionnels que la plupart des entreprises utilisent comme Dropbox et Google Docs ;

• favoriser l’accès à l’information.

Signature électronique : comment ça fonctionne ?

Il est important de sélectionner son degré de certification électronique dépendamment du type de document à signer et du risque juridique et financier lié au document. Pour signer électroniquement un document, vous devez posséder le document que vous souhaitez faire signer. Un certificat électronique est aussi nécessaire pour authentifier l’identité du signataire. Ce dispositif contient généralement une clé privée servant à signer le document. Le certificat s’obtient auprès d’un organisme public compétent (autorité de certification) ou d’un prestataire de certification proposant des offres adaptées aux entreprises. Une fois que le matériel est installé, il suffit d’ouvrir le document et d’appuyer sur « signer » en mettant le code de vérification.