Vous souhaitez doter votre entreprise d’un logiciel de gestion de projets mais vous n’y connaissez encore rien ? Cet article vous informe sur ces outils indispensables et accessibles à tous. Découvrez les principales informations nécessaires à la découverte de ce type de logiciels.
Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projets ?
Un logiciel de gestion de projets est un outil informatique conçu pour faciliter la gestion des projets tout en améliorant la qualité des résultats attendus. L’objectif est de permettre à l’utilisateur de planifier les différentes tâches d’un projet en fonction des paramètres qui influencent sa gestion (temps, ressources humaines et matérielles, budget…). Non seulement il automatise les tâches de gestion, mais il améliore aussi l’aspect collaboratif du projet.
Pour garantir la fiabilité des résultats qu’ils offrent, les fonctionnalités de ces outils sont définies sur la base des méthodologies de travail en vigueur dans la gestion de projet. Parmi ces méthodes nous pouvons citer : PERT (bien qu’elle soit de moins en moins utilisée…), PMBOK, Prince 2, Agile Scrum, PDM, la méthode de la chaîne critique ou les méthodes d'ordonnancement basées sur l'emplacement.
Toutefois, certains logiciels de nouvelle génération privilégient l’approche de pilotage par les livrables au détriment des méthodologies classiques. Encore appelé pilotage par les résultats, cette méthodologie se concentre sur le suivi opérationnel des résultats d’un projet, en ne considérant que leurs données et en offrant des possibilités d’anticipation à ses utilisateurs. Les logiciels conçus sur la base de ce concept sont le plus souvent utilisés comme des outils d’analyse. Ils permettent d’identifier les leviers d’action dont dépend la viabilité d’un projet, de retracer l’origine des dérives ou de suivre l’évolution des tendances.
Quelles sont les principales fonctionnalités qu’offrent ces outils ?
- La gestion des tâches
Commune à tous les logiciels de gestion de projets, cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de définir les différentes tâches que compte son projet et de les répartir entre les membres de son équipe. Elle gère également le suivi des tâches répertoriées, notamment grâce à un tracking de tâches qui permet de suivre leur évolution. - La gestion du temps
La gestion du temps permet de garder le contrôle sur le temps affecté à chaque tâche, pour ne pas perdre de vue les délais qui encadrent la réalisation d’un projet. - La gestion du budget
La maîtrise des coûts est l’un des principaux avantages qu’offre un logiciel de gestion de projets. Elle donne une vision approfondie des différents coûts générés lors l’exécution d’un projet. Que ce soit pour la gestion du matériel, les achats divers ou les dépenses liées à la gestion des ressources humaines, tout est pris en compte. - Le partage des fichiers et des espaces de travail
C’est le côté collaboratif de ces outils. Cette fonctionnalité est destinée à améliorer la collaboration entre les membres d’une même équipe, ainsi qu’entre différentes équipes d’un projet. - Le diagramme de Gantt
Graphique populaire en gestion de projets, le diagramme de Gantt permet de planifier, de suivre et d’anticiper les différentes étapes d’un projet. - La gestion des activités
Cette fonctionnalité permet de planifier et de coordonner les différentes activités qui forment l’ossature du projet. En fonction du logiciel choisi, ces activités pourront être réparties et gérées selon les spécificités de votre projet.
A qui sont-ils destinés ?
Les logiciels de gestion de projets peuvent être utilisés dans tous les domaines qui ont recours à la gestion de projet. Que ce soit dans la construction, l’informatique, le commerce ou le marketing, peu importe le type de projet considéré, ils passent partout. Ils conviennent également aux professionnels de toutes tailles (freelancers, TPE, PME et grandes entreprises), et font intervenir tous les acteurs du processus de prise de décision (stagiaire, chef d’équipe, conducteur de travaux, cadres…).