De nos jours, l’utilisation de divers documents est relativement centrée sur le monde numérique. Ces dossiers doivent être gérés quotidiennement, notamment en milieu professionnel. De ce fait, certains paramètres doivent être pris en compte : les capacités de stockage, l’accessibilité, la sécurité des informations et des données, d’où la mise en place de la GED.
Quelques informations de base sur la GED
La Gestion Électronique de Données ou GED est un système de gestion de documents électroniques adaptés à quasiment tout statut d’organisme. Grâce à elle, les entreprises peuvent désormais optimiser la conservation de leurs documents. En effet, les données et informations sont précieuses pour l’entreprise. Il est ainsi important de trouver une solution d’archivage fiable et sécurisée. De l’acquisition jusqu’au sauvegarde des informations, ce système reste un outil important pour une société.
Les Processus à suivre pour la mise en place de la GED
Plusieurs étapes sont à considérer dans la mise en place de la GED. En premier lieu s’effectue la numérisation des documents ou des données de l’entreprise. Cela consiste à saisir les documents en utilisant un scanner. Ensuite, ces informations doivent être traitées. Elles sont à répertorier au classement et au référencement des documents. Cela aide les utilisateurs à repérer rapidement les données à rechercher. Pour tout document numérique, mettre une ou plusieurs copies est impératif pour optimiser le stockage. Ces mesures sont nécessaires lors de pannes techniques, car des risques de suppression définitive de documents peuvent se produire.
Les avantages de la GED
Ce système de conservation présente plusieurs avantages pour les entreprises. Son usage au quotidien est pratique, car les solutions de recherches sont personnalisées et fiables. La GED assure un gain de temps. Avec le processus de référencement, des informations précises sont fournies en un seul clic. Une version mobile de la GED est déjà disponible. Ce mécanisme développe l’aspect collaboratif et la facilité d’accès aux documents d’entreprise. Les documents peuvent être partagés et faire l’objet de mises à jour. Des mesures de sélections internes pour accéder aux documents sont programmées dans cet outil. L’archivage et le sauvegarde des informations d’une entreprise dans un système pourraient inquiéter de nombreux utilisateurs. Ce souci peut être levé, car il y a un autre système dont les entreprises peuvent utiliser en complément de la GED. Il s’agit d’un Système d’Archivage Electronique ou SAE qui renforce la sécurité et la confidentialité des documents conservés. La GED respecte la politique de sécurité qui considère différents profils d’utilisateurs.